Dokumentation, Betreiberpflichten und Audit-Vorbereitung.
Prüfprotokolle, digitale Dokumentation, Mängelberichte und Maßnahmenempfehlungen. Wir unterstützen bei Audits und BG-Nachweisen.
Was zur Dokumentation gehört.
Prüfen ohne Dokumentation ist im Audit-Fall wertlos. Wir übernehmen die komplette Dokumentationskette – vom Prüfprotokoll über die Prüfplakette bis zum Mängelbericht und der digitalen Ablage. Aus Betreibersicht ist Dokumentation nicht der spannendste Teil des Service, aber der entscheidende – im Schadensfall wird ein Versicherer nicht fragen, ob die Anlage technisch in Ordnung war, sondern ob das Prüfprotokoll vorlag.
Konkrete Dokumentationsleistungen.
- Prüfprotokolle und Prüfplaketten: mit Prüfdatum, Prüfer-Identifikation und nächstem Prüfintervall
- Digitale Dokumentation: Übergabe in PDF und auf Wunsch im Kunden-eigenen System (Excel, Wartungsmanagement-Software)
- Mängelberichte: mit Foto-Dokumentation, Bewertung nach Schadenstufe, Vorschlag zur Mängelbehebung
- Maßnahmenempfehlungen: mit Priorisierung (Sofort, kurzfristig, mittelfristig) und Aufwandsschätzung
- Vorbereitung von Audits: Zusammenstellung der Prüfnachweise für interne und externe Audits
- Unterstützung bei BG-Nachweisen: Nachweise gegenüber Berufsgenossenschaft und Behörden
Warum Dokumentation Versicherungsschutz schafft.
Im Schadensfall fragt die Versicherung nach Nachweisen: Wurde rechtzeitig geprüft? Durch wen? Wie wurde mit Mängeln umgegangen? Eine lückenfreie Dokumentation schützt vor Regress und gibt dem Betreiber Rechtssicherheit. Bei Mängeln dokumentieren wir nachvollziehbar, ob und wann der Betreiber informiert wurde und welche Maßnahmen empfohlen wurden. Eine Lücke in der Dokumentation kann auch bei technisch korrekter Wartung den Versicherungsschutz gefährden – das ist ein häufig unterschätzter Risikofaktor.
Mängel-Workflow: vom Befund zur Behebung.
Ein Mangel wird bei der Prüfung mit Foto, Standort und Bewertung erfasst. Anschließend bekommt der Betreiber den Mängelbericht mit klarer Empfehlung. Wenn der Betreiber den Mangel beheben lässt (durch uns oder einen anderen Dienstleister), wird die Behebung dokumentiert und im System geschlossen. Bleibt der Mangel offen, dokumentieren wir auch das – inklusive Begründung. So entsteht für jeden Befund eine geschlossene Akte. Im Audit oder im Schadensfall lässt sich pro Mangel nachweisen, wie damit umgegangen wurde.
Digitale Ablage und Schnittstellen.
Wir übergeben die Dokumentation grundsätzlich in PDF, sodass sie ohne Spezialsoftware lesbar bleibt. Auf Wunsch liefern wir zusätzlich strukturierte Daten – meist in Excel oder CSV – die sich in CMMS- und Wartungsmanagement-Systeme einlesen lassen. Bei größeren Kunden mit dediziertem System (etwa SAP PM, IBM Maximo, Infor EAM) klären wir vorab das Datenformat und können auf Wunsch automatisierte Übergaben aufsetzen. Eigene Audit-Software bei uns: ja, aber sie ersetzt nicht die Dokumentation beim Kunden – sie ergänzt sie als unabhängige Zweit-Ablage.
Die Dokumentation entsteht während jeder Prüfung und Wartung – DGUV-V3, Regalinspektion, Logimaten-Service, Förderanlagen-Wartung. Wir bündeln alle Befunde in einem einheitlichen Reporting. Hintergrundinformationen zu Pflichten finden Sie bei der DGUV.
Häufige Fragen zur Dokumentation.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Mindestens bis zur nächsten Prüfung, in der Praxis aber deutlich länger. Für die DGUV-V3-Prüfung empfehlen die Berufsgenossenschaften eine Aufbewahrung über die Lebensdauer der Anlage. Für Regalinspektionen ist eine Aufbewahrung von mindestens fünf Jahren üblich – länger, wenn Versicherer eigene Anforderungen stellen. Unsere digitale Ablage übernimmt diese Aufbewahrung für die von uns geprüften Anlagen automatisch.
Können Sie unsere bestehende Dokumentation übernehmen, wenn wir den Dienstleister wechseln?
Ja. Bestehende Prüfprotokolle, Wartungsberichte und Mängelhistorien des bisherigen Dienstleisters lassen sich in unsere Systematik übernehmen, sofern sie vom Kunden zur Verfügung gestellt werden. So entsteht keine Lücke und der Verlauf der Anlage bleibt nachvollziehbar.
Wer hat Zugriff auf unsere Dokumentation?
Die Original-Dokumentation gehört dem Betreiber. Wir behalten eine Kopie in unserer eigenen Ablage, zugriffsgeschützt und ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anlage. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Bei Anfragen von Berufsgenossenschaften oder Behörden informieren wir Sie vor jeder Herausgabe.
Was passiert mit der Dokumentation, wenn die Anlage außer Betrieb geht?
Wir empfehlen, die Dokumentation auch nach Außerbetriebnahme aufzubewahren – oft werden Anfragen rückwirkend gestellt (versicherungsrelevant, im Streitfall um Mängelhaftung). Bei vollständiger Verschrottung der Anlage kann die Dokumentation typischerweise nach einigen Jahren entsorgt werden. Wir stimmen das im Einzelfall mit Ihnen ab.
Können wir die Mängelliste direkt in unser System (SAP PM, Maximo) einspeisen?
Ja, das ist möglich. Wir liefern auf Wunsch strukturierte Daten in CSV oder Excel; bei größeren Kunden mit dediziertem CMMS richten wir eine direkte Schnittstelle ein. Wichtig ist, dass das Datenformat einmal vorab abgestimmt wird – dann läuft die Übergabe nach jeder Prüfung weitgehend automatisiert.